суббота, 1 августа 2009 г.

Эффективное отслеживание переписки при помощи флажков

Встречайте первое сообщение рубрики "кросспост"!


Серия статей "Жизнь в Outlook" (Living in Outlook) это рекомендации и практические
примеры со всего мира. Мы начнем обсуждение, а Вы можете добавлять ваши советы и примеры практического внедрения (tips and workflows)!
Мой коллега спросил меня, как я умудряюсь отслеживать текущие, незавершенные дела. Сейчас я попытаюсь ответить на его вопрос. Мне всегда симпатизировала функции Outlook, при помощи которой это делается - "отслеживание переписки" (tracked conversations).
Что мне нравится, работая в команде Outlook, так это то, что я помогаю создавать инструмент, который является неотъемлемой частью моей собственной работы. В частности, это относится к вопросам, которыми я занимаюсь не постоянно, а время от времени и иногда обсуждаю что-то по электронной почте. Отслеживание сообщений о проблеме, над которой я работаю, имеет критическое значение. Для этого я помечаю почту флажками, которые позволяют мне выбирать дату завершения данной проблемы, а список задач (Task List) в списке дел (To-Do Bar), говорит насколько хорошо я продвигаюсь к дате завершения. Это делается при помощи функция "отслеживание переписки" (tracked conversations).

Инструкция о том как "не упустить мяч" используя отслеживание переписки.

Шаг 1:Отметить письмо для отслеживания даты окончания
Пометьте флажком сообщение, которое вы получили или собираетесь отправить. Можно даже отправить самому себе часть письма или создать специальную задачу для тех проблем которые не обсуждаются через почту. Если письмо относится к особо важной проблеме, попробуйте добавить флаг с описанием и/или напоминанием.

Шаг 2: Обновите Флаги при получении новых сообщений в "Tracked Conversations"
При поступлении нового письма, которое относится к тому, что было отмечено ранее, я увижу информацию о том, что оно является частью отслеживаемой цепочки - "tracked conversation":

Нажав на информационное табло у меня появляется выбор из двух вариантов:


Опция "Найти связанные сообщения" вызовет новое окно, содержащее все сообщения являющиеся частью одной и той же переписки. Но в большинстве случаев, меня интересует исходное сообщение, которое я пометил флажком. Его я могу открыть сразу, выбрав "Открыть исходное помеченное сообщение".
Далее можно сделать следующее:
- Убрать флаг, если этот вопрос в настоящее время решен!
- Обновить время исполнения. В случае если новое сообщение сдвигает время исполнения.
- "Перемещение" флага в текущее сообщение. Новое сообщение может заинтересовать меня больше предыдущего и свое внимание я переключаю на него.

Шаг 3: Ежедневно прорабатывать элементы в "To-Do Bar"
Для меня, это обычно означает один из следующих вариантов:
- Отправка сообщения с напоминанием или просьбой о предоставлении статуса
- Перенос времени выполнения на более поздний срок
- Позаботиться о постановке задачи самому себе!

Флаги для автоматизации повседневной работы
Вот некоторые, наиболее частые, процессы в которых я использую флаги и отслеживание. Надеюсь все нижеизложенное относится к тому, о чем вы забываете (и не стесняйтесь добавлять свои комментарии).
· Делегирование задач - В своем блоге Tasks and Time Management in Outlook (управление задачами и временем в Outlook), в посте под названием "Send-and-Track" (Посылать-и-отслеживать), Мелисса Макбет (Melissa MacBeth) привела профессиональный обзор одного из главных "направлений" отслеживания сообщений. Идея проста: Когда я пишу письмо в котором я прошу сделать что-то важное, я помечаю флажком черновик сообщения с тем, чтобы не забыть проследить сообщения после отправки, и убедиться, что все было выполнено так как я просил. Получатель сообщения никогда не узнает, что я пометил письмо флажком (по крайней мере, до тех пор, пока не прочитает этот блог ...).
· Исполнение обязательств - Поскольку я верю в "золотое правило", то использую "Посылать-и-отслеживать", не только когда прошу других сделать что-то, но и тогда когда сам беру на себя обязательства. Если я пошлю сообщение "сделаю на следующей неделе", вероятнее всего, я помечу, это сообщение как "Следующая неделя" (как я успею сделать это до конца следующей недели другой вопрос ...).
· Проверка исполнения - Я отслеживаю множество почтовых псевдонимов, на которые высылают вопросы о помощи по Outlook. Когда речь заходит о поддержке почты, меня не беспокоит кто отвечает на вопрос (т.к. не важно на кого именно делегирована задача), но я обязательно хочу, убедиться в том, что кто-то что-нибудь сделает по важным вопросам, которые я вижу. Поэтому я отмечаю все "интересные" вопросы и ставлю дату "Сегодня", и снимаю метку если/когда кто-то принимает ответственность за этот вопрос и/или решит его. В конце концов, если нет ответственного или нет решения, я буду решать, как лучше поступить в каждом конкретном случае.

Вот основная идея. Теперь, если вы простите меня, я должен идти и снять отметку с электронного письма, которое я отправил своему коллеге, где обещал объяснить, как я отслеживаю проблемы ...

Алон Браун (Alon Brown)
Инженер по разработке Outlook (Outlook Development Engineer)
Перевел - Михаил Даньшин,
http://danshin.ms/

5 комментариев:

  1. Миша, вот только ещё опубликовать бы ссылку на оригинал. А так молодец! Продолжай в том же духе!

    ОтветитьУдалить
  2. Хм... Нужно подумать. :) А зачем оригинал?

    ОтветитьУдалить
  3. Ну к переводу всегда прикладывают ссылку на оригинальную статью)

    ОтветитьУдалить
  4. Миш, ссылка на оригинал крайне необходима. Во-первых это просто правило хорошего тона. Во-вторых некоторым людям (мне в том числе) крайне тяжело читать переводы, и гораздо проще читать оригинал. Ну и в третьих, ты же не считаешь что перевёл всё 100% правильно? Идеал к сожалению недостижим, и даже читающим перевод зачастую надо обращаться к оргиналу для сверки.

    ОтветитьУдалить
  5. Друзья, спасибо за Ваши советы! Обязательно учту и исправлюсь! ;)

    ОтветитьУдалить